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Contexte métier
La formalisation des contrôles de supervision (comme pour les points de contrôle ) doit permettre d’identifier :
- La personne à l’origine du contrôle : l’identité de la personne ayant effectué le contrôle
- La date du contrôle
- Les opérations contrôlées : la portée du contrôle (type de documents ou d’opérations contrôlés)
- Son champ : exhaustif ou par sondage
- Son moment : a priori / a posteriori/ contemporain
- Les constats opérés (erreurs, mauvaise application de procédures, oubli) les mesures à mettre en œuvre pour remédier aux anomalies détectées (rappel des directives ou actions sur le moyen-long terme)
…en fonction des risques et des enjeux financiers (complexité/nouveauté d’une procédure, etc.), ils peuvent être :
- Limités : pas ou peu de contrôles mutuels, auto-contrôles par sondage et/ou à posteriori, contrôles de supervision par sondage et à posteriori
- Renforcés : auto-contrôles systématiques, organisation de contrôles mutuels, contrôles de supervision systématiques sur les opérations à plus forts enjeux, voire sur toutes les opérations
Il sera admis que certaines tâches soient gérées en totalité par un seul acteur (auto contrôle) sans que l’encadrement ne procède à des contrôles, à la condition que ces tâches présentent peu de risques et d’enjeux
- Recommandations
- Les responsables désignés doivent être recensés aussi à travers l’OFN
- Par principe, ces contrôles relèvent de l’encadrement.
- Des opérationnels peuvent toutefois être nominativement identifiés, dans l ’hypothèse où ceux-ci ont reçu délégation pour effectuer ces contrôles. Dans ce cas, le périmètre de la délégation doit être renseigné dans le plan de contrôle et dans l’OFN
- La programmation des échéances ou périodicité est indispensable au bon suivi des opérations
- La grille des constats doit être clairement renseignée
Flux de travail
Les contrôles doivent être renseignés pour toutes les actions définies.
Les étapes à suivre pour renseigner le Plan de Contrôle :
- Nommer et décrire le contrôle
- Qualifier le contrôle (thème national, contrôle d’action, contrôle de procédure…)
- Sélectionner l’élément lié (Risque ou Champ budgétaire/comptable)
- Planifier le contrôle en définissant sa périodicité
Application
Les contrôles peuvent être :
- issus de la création d’une action depuis l’interface Plan d’Action
- créés directement depuis l’interface Plan de Contrôle de supervision
Un double-clic sur une ligne du Plan de Contrôle de supervision ou un clic sur sur le bouton “+ Ajouter Contrôle de supervision” ouvre la fenêtre de modification/saisie des contrôles.
Saisir le libellé du contrôle, s’il est issu du Plan d’Action, ce libellé reprend automatiquement la dénomination donnée à l’Action tout en restant modifiable. Ce champ est obligatoire.
Le champ Description permet de détailler, au besoin, les étapes à mettre en oeuvre dans le cadre du contrôle. Ce champ est facultatif.
Sélectionner le Processus lié au contrôle. Si ce dernier est issu d’une Action, le risque à l’origine de l’Action à contrôler est automatiquement repris. Ce champ est facultatif.
Sélectionner :
- le(s) type(s) de qualification du contrôle
- le responsable du contrôle en utilisant la liste déroulante “Responsable”
- le modèle de rapport en utilisant la liste déroulante “Modèle de rapport”
Planifier les contrôles :
- le bouton “+” permet d’ajouter un contrôle en renseignant sa date au plus tôt et sa date au plus tard
- l’assistant permet de générer la totalité des contrôles en renseignant la fréquence de ces contrôles
Après avoir enregistré la planification des contrôles, la fenêtre se ferme et la liste des lignes de contrôles se met à jour.
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